بحث حول وظيفة التموين في المؤسسة

 

بحث حول وظيفة التموين في المؤسسة

مقدمة :

تعتبر وظيفة التموين من بين الوظائف الأساسية التي لها علاقة مباشرة بالعملية الإنتاجية، نظرا لما تقوم به من التنفيذ اللازم للبرنامج الإنتاجي، هذا ما يجعلها تمثل مكانة بارزة وهامة بالنسبة لنشاط المؤسسة عموما، وإدارة الإنتاج والتسويق خصوصا.

إذن فهي تمثل عصب الحياة الاقتصادية التي تعتمد على مجموعة من الإجراءات والتقنيات والأساليب المتطورة والتخطيط المحكم، ووضع السياسات العلمية للبرامج اللازمة لتنفيذ وتنظيم ثم متابعة ومراقبة هذه الوظيفة ضمانا لاستمرارية تدفق الموارد والسلع الواردة للمنشأة أي تامين وتدبير احتياجات ومستلزمات الإنتاج وذلك بغرض تحقيق الهدف النهائي للمشروع الإنتاجي، فإن جميع الباحثين الاقتصاديين اتفقوا على أن التموين لم يحض بمفهوم واحد بل حضي بعدة مفاهيم.

المبحث الأول : مدخل إلى وظيفة التموين.

المطلب الأول : ماهية التموين.

نظرا لاهمية التموين فقد تعددت التعاريف و المفاهيم لهذه الوظيفة فقد عرف التموين من قبل الكتير من الدكاترة من خلال تلك التعاريف استخلصنا تعريف عام للتموين هو "انه مد أي مشروع صناعي كان او تجاري ammer الفرق بين وظيفة الشراء و وظيفة التموين و يعتبر الكاتب اول من طرح هذا السؤال و تبعه كتاب اخرون متل jardinفبين الفرق بينهما بان الشراء نشاط من انشطة التموين و يعرف وظيفة التموين بانها مواد اولية او مواد تامة الصنع او نصف مصنعة ...الخ بالكمية و النوعية المرغوب فيها و في الزمن المناسب و باقل تكلفة ممكنة و في احسن ظروف العمل مع تفادي نفاد المخزون و تعطل العمل.

  المطلب الثاني: مكانة التموين في المؤسسة :

لا يقوم أي نشاط اقتصادي في المؤسسة دون أن تكون هناك عمليات تموين مسبقة لمختلف المواد ومستلزمات الإنتاج الضرورية، برنامجها وإتمامه بالشكل السليم وكل ذلك يستلزم وضع سياسة تموينية محكمة، من أجل ضمان تموين الوحدات الإنتاجية بشكل منتظم ومستمر، فإن أي انقطاع أو تأخر في التموين يؤثر سلبا على العملية الإنتاجية وبالتالي على حالة المالية المؤسسة، فكلما كانت أغلب مصادر التموين خارجة تتطلب سيولة مالية كبيرة كلما ازدادت مكانة التموين.

وهذا ما تعاني منه المؤسسة لهذا يجب وضع خطة استراتيجية قصيرة أو متوسطة المدى، في كيفيات تموينها، علما أن حصة المشتريات تمثل نسبة كبيرة ومهمة من إجمالي التكاليف التي تتحملها المؤسسة.

ويمتد ذلك ليؤثر على الاقتصاد الوطني، لذا فعلى المؤسسة أن تسير عمليات تموينها بأسلوب عقلاني وعلمي.

 المبحث الثاني: وظائف التموين وعلاقته بالمصالح الأخرى

 المطلب الأول: وظائف التموين

من الضروري الاهتمام بهذه الوظيفة، لما لها من أهمية في تحقيق الكفاءة الإنتاجية والتأثير البالغ في إدارة بقية الوظائف التي تحتاج إليها المشروع من أجل تحقيق أهداف المسطرة، وتتفرع وظيفة التموين إلى فرعين هما الشراء والتخزين.

 وظيفة الشراء

في الماضي كان ينظر إلى وظيفة الشراء على أنها إدارة خدمات وهذا صحيح إلى حد ما، لأن الشراء ليس هدفا في حد ذاته فالمواد تشتري لمواجهة احتياجات المؤسسة، ولكن مع تطور الفكر الإنساني والاقتصاد العالمي وظهور شركات ضخمة تغير هذا المفهوم حيث أصبحت مرتبطة مع باقي الإدارات وذلك لكي يحقق الأهداف المسطرة.

 وظيفة تسيير المخزون:

التخزين و الاحتفاظ بالواد لحين الحاجة إليها، وعلى المؤسسة تخصيص إطارات التسيير المخزونات بهدف إيجاد مستوى أمثل من المخزون.

المطلب الثاني: علاقة التموين بالوظائف الأخرى

تعد وظيفة التموين نشاطا مكملا لباقي النشاطات الأخرى، حيث ترتبط ارتباطا وثيقا بها لما لها من دور كبير وفعال في توفير مستلزمات هذه النشاطات من قطع الغيار ومواد أولية وتجهيزات لكونها قائمة على أسس ومبادئ خاصة بها وبالتالي لا نستطيع الاستغناء عن هذه الوظيفة الهامة مهما كان التغير الهيكلي في المؤسسة.

1-علاقة وظيفة التموين بإدارة الإنتاج:

إن المسؤولية الأولى لإدارة التموين هي خدمة إدارة الإنتاج التي يهمها الحصول على أقصى ما يمكن من المواد بأعلى درجة من الجودة في حين تعمل إدارة التموين إلى توفير هذه المواد بالكميات المناسبة والجودة الملائمة مما يستوجب على كليهما تبادل الآراء والمعلومات من أجل تحقيق التناسق بينهما لذا تعد إدارة الإنتاج مخطط إنتاجي وتسلمه إلى إدارة التموين لكي تقوم بالدراسة اللازمة للحصول على الأصناف المطلوبة، ولإدارة المشتريات الحق من مناقشة إدارة الإنتاج فيما يخص طلبات شرائها لكميات المواد ونوعيتها نظرا لدراستها بظروف السوق والتطورات المتوقعة في اتجاهات الأسعار.

2-علاقة وظيفة التموين بوظيفة الإدارة والمالية:

تهتم إدارة المالية بتحقيق التوازن المالي بين مجموع الواردات المتوفرة ومجموع الالتزامات المترتبة على المشروع، وتظهر هذه العلاقة بوضوح بين وظيفة التموين ووظيفة الإدارة والمالية في إعداد الموازنة التقديرية للمواد المشتراة، لكون عملية الشراء تترتب عليها التزامات مالية تتحملها المؤسسة.

3-علاقة وظيفة التموين بوظيفة المبيعات:

تساهم إدارة المشتريات في نجاح إدارة المبيعات وذلك عن طريق توفير المواد المطلوبة بأقل تكاليف ممكنة، كما يمكن لمصلحة المبيعات مساعدة مصلحة التموين في وضع تخطيط لمشترياتها مما يتوجب على إدارة المبيعات أن تخبر إدارة التموين بحصص البيع.

4- علاقة إدارة التموين بوظيفة الصيانة والمخازن:

تعمل إدارة التموين على توفير قطع الغيار اللازمة لمصلحة الصيانة، لتمكنها من استمرارية عمل الآلة الإنتاجية، وتساعد مصلحة الصيانة إدارة التموين على وضع مخطط لمشترياتها.

تحتوي إدارة المخازن على بيانات هامة تفيد مصلحة التموين للقيام بوظيفتها . كما أن وظيفة التموين تزود مصلحة المخازن بمعلومات تتعلق بالحد الأدنى والأعلى للأصناف المختلفة لكي تتمكن من إعادة المخزون إلى مستواه المطلوب، وبتخصيص مخازن جديدة في حالة الزيادة في كيفية المواد نتيجة انخفاض الأسعار في السوق للمواد الأولية وقطع الغيار.

المطلب الثالت : تنظيم وظيفة التموين

1- مفهومها

حتى تؤدي وظيفة التموين بكفاءة عالية لابد من تنظيم اداري جيد لها بالاضافة الي هيكل تنظيم في كل وظيفة و منه فالتنظيم هو وسيلة لتحقيق تنسيق فيما بين وظائف المؤسسة و بالتالي تحديد مختلف مصالح التي تكون في مجموعها مصلحة التموين. اما الهيكل التنظيمي لوظيفة التموين تحتل مكانة هامة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة lمن حيت الصلاحيات و المسؤوليات كلما ازدادت كمية و قيمة المشتريات 

2- اهمية تنظيم وظيفة التموين 

ان التنظيم الفعال والمتمتل في مدى تحديده للعلاقات التنظيمية لكل فرد في التنظيم ليحقق مزايا و عيوب 

- المزايا

-ضمان تدفق الاداء دون حدوت ازدواج و هذا بالتحديد الواضح المخصصة للافراد و الادارات 

-التحديد الواضح للسلطات يؤدي الى المعرفة اليقينية و القاطعة لكل فرض في التنظيم و رؤسائه و مرؤوسيه 

- العيوب 

-عدم قدرة الافراد و مضمون الهيكل مما يؤدي الى انعدام قيمة المبادئ التي تقوم عليها التنظيم 

-التمادي الاكتر من اللازم في التفاصيل التنظيمية مما يؤدي الى خلق الرواتب و هذا بدوره يؤدي الى ابطاء عملية اتخاد القرارات 

-عدم التوازن بين المركزية ولا مركزية قد يؤدي الى التمادي فيهما لما تحققه كل منها من المزايا الى تنفيد حركة التنظيم او تفككها لذلك يجب الموازانة بينهما.

الخاتمة 

 مما سبق ذكره خلصنا إلى أن التموين هو مجموعة الإجراءات التي تسمح بوضع تحت تصرف المؤسسة كل المواد اللازمة لاستمرار عملياتها الإنتاجية وذلك في الوقت المناسب والكمية المناسبة وبأقل تكلفة ممكنة ويصنف التموين حسب طبيعة ونشاط المؤسسة إلى نوعين (تموين صناعي، تموين تجاري)، وتكمن أهميته في كونه يحسن الوضعية المالية والاقتصادية للمؤسسة ويرفع من إنتاجية العمل...الخ.

كما يهدف إلى تحقيق مجموعة من الأهداف كالبحث عن الأنواع والبدائل الجديدة من المراد وغيرها، ومحاولة تخفيض رأس المال المستثمر في المخزون...الخ.

يعتبر الشراء والتخزين وظيفتان أساسيتان لوظيفة التموين لما لها من أهمية بالغة في تحقيق الكفاءة الإنتاجية والتأثير البالغ في إدارة بقية الوظائف.

ووظيفة التموين لا تستطيع أن تتحقق بمعزل عن باقي النشاطات الأخرى، فهي وظيفة مكملة لها وذلك لدورها الفعال في توفير مستلزمات هذه النشاطات من مواد أولية قطع غيار، تجهيزات...الخ.

المراجع 

1-  م – سعيد أوكيل - وظائف ونشاطات المؤسسة الصناعية - ديوان المطبوعات الجامعية .

2- د.مهدي حسن زويلف ود.علي سليم العلاونة، ادارة الشراء والتخزين (مدخل كمي)، 1988.

3- ناصر دادي عدون.اقتصاد المؤسسة، الجزائر

4- مذكرة تخرج لنيل شهادة الليسانس ادارة أعمال،دراسة وظيفة التموين المؤسسة،2003/2004.

5- مذكرة تخرج لنيل شهادة تقني سامي،المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني والتمهين،وظيفة التخزين في المؤسسة.